Szükséges adatok
A digitális irattár beállításához a következ adatok
szükségesek:
• A többfunkciós készülékhez rendelt IP-cím.
Amikor elször megnyomja a többfunkciós készülék
kezelpanelén a Digitális irattár gombot, az IP-cím a
kijelzn megjelen utasítások végén olvasható.
• Megfelel jogosultságok a hálózaton.
A beállítás végrehajtása során létre kell hozni egy
mappát, és módosítani kell a mappa hozzáférési
engedélyeit.
• A mappát tároló számítógép neve.
A digitális irattár
mködés közben
Nem olyan régen egy kis grafikai stúdió a digitális
irattár segítségével elkezdte elektronikusan tárolni
számláit, szerzdéseit és költségkimutatásait. Az
irodavezet nem iktatja a számlákat és más
dokumentumokat, hanem egyszeren létrehozza azok
elektronikus másolatait, amelyek automatikusan az
irodai hálózat egyik számítógépére kerülnek.
Üzembe helyezés
Az irodavezet megkérte az iroda egyik informatikához
konyító alkalmazottját, hogy állítsa be a digitális irattárat.
Az informatikai érzékkel
megáldott alkalmazott
elször három mappát
hozott létre (név szerint a
„Számlák”, „Szerzdések”
és „Költségkimutatások”
mappát) azon a
számítógépen, amelyet a
dokumentumok tárolására
szeretnének használni.
Ezután úgy módosította a
hozzáférési engedélyeket,
hogy a többfunkciós
készülék menteni tudja a
fájlokat a megfelel
mappákba.